Privacybeleid
Laatst bijgewerkt op 31/08/2026
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Hieronder leest u welke gegevens we verzamelen wanneer u een afspraak maakt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u hebt.
1. Wie verwerkt uw gegevens?
De verantwoordelijke voor de verwerking is:
Vancoillie IT Hulp - Batiste Vancoillie
Domien Craccostraat 35, 8800 Roeselare
Ondernemingsnummer: BE 1014.303.066
E-mail: info@vancoillieithulp.be
Telefoon: 0499873892
2. Welke gegevens verzamelen we?
Wanneer u via deze website een afspraak boekt of aanvraagt, verwerken we:
- Identificatie- en contactgegevens — voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Locatiegegevens — straat en huisnummer, postcode en gemeente, wanneer de interventie bij u thuis plaatsvindt. Wij berekenen daarmee de afstand tot ons vertrekpunt en de verplaatsingskost.
- Gegevens over uw vraag — de gekozen categorie, uw omschrijving van het probleem en uw antwoorden op de vragen in het boekingsformulier.
- Afspraakgegevens — het gekozen of aangevraagde tijdstip, de dienst, de geschatte duur en de prijsindicatie.
- Technische gegevens — uw IP-adres en het tijdstip van de boeking, uitsluitend om misbruik van het formulier tegen te gaan, en een technische sessiecookie.
Wij vragen u geen rijksregisternummer, bankgegevens of andere gevoelige gegevens via dit formulier. Bezorg ons die dus niet via het omschrijvingsveld.
3. Waarvoor gebruiken we ze, en op welke grond?
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uw afspraak inplannen, bevestigen en uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| U contacteren over uw afspraak | Uitvoering van de overeenkomst |
| De verplaatsingskost en prijsindicatie berekenen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Misbruik van het boekingsformulier voorkomen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame of nieuwsbrieven, en verkopen ze nooit aan derden.
4. Hoe lang bewaren we ze?
- Afgeronde, geannuleerde en geweigerde afspraken: 24 maanden.
- Klantgegevens: zolang u klant bent, en daarna zolang nodig om ons te verdedigen tegen mogelijke aanspraken.
- Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar, zoals de wet oplegt.
- Technische logboeken: maximaal 12 maanden.
5. Met wie delen we ze?
Enkel met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren. Zij mogen uw gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken:
- Onze hostingpartner — voor de opslag van de website en de database (servers binnen de Europese Unie).
- Google (Google Calendar) — bij een bevestigde afspraak maken we in onze agenda een afspraakitem aan met uw naam, contactgegevens, adres en de aard van de vraag. Zo vermijden we dubbele boekingen.
- Onze e-mailprovider — voor het versturen van bevestigingsmails.
- Basisregisters Vlaanderen — om na het invullen van een postcode de officiële gemeentenaam voor te stellen.
- OpenStreetMap (Nominatim) en optioneel OpenRouteService — om de afstand en live prijsindicatie te berekenen. Hierbij wordt enkel uw postcode en gemeente doorgegeven, nooit uw straat, huisnummer of contactgegevens.
- Onze boekhoudsoftware — na een uitgevoerde interventie, voor facturatie en klantenbeheer.
Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt dan op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een geldig adequaatheidsbesluit.
6. Cookies
Deze website gebruikt geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. We plaatsen enkel een technische sessiecookie die nodig is om uw boeking tijdens de stappen te onthouden. Die verdwijnt wanneer u de browser sluit. Daarvoor is geen toestemming vereist.
Vinkt u bij het boeken zelf “Bewaar mijn gegevens voor een volgende afspraak” aan, dan plaatsen we één extra cookie die 180 dagen bewaard blijft. Die bevat geen persoonsgegevens, enkel een willekeurige verwijzing naar de gegevens die u zelf in deze browser hebt ingevuld. Die invulgegevens worden apart bewaard en vervallen na 180 dagen. Via “niet jij?” op het gegevensscherm wist u de cookie en de bijbehorende invulgegevens meteen.
7. Uw rechten
U hebt het recht om:
- uw gegevens in te kijken en er een kopie van te vragen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
- uw gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid).
Stuur daarvoor een bericht naar info@vancoillieithulp.be. We reageren binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen uw identiteit aan te tonen.
8. Beveiliging
De website werkt uitsluitend over een beveiligde HTTPS-verbinding. Toegang tot het beheer is beveiligd met een wachtwoord dat versleuteld wordt opgeslagen, en het aantal inlogpogingen is beperkt. Enkel wie de gegevens nodig heeft om uw afspraak uit te voeren, heeft er toegang toe.
9. Klachten
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons eerst weten — we lossen het graag op. U hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
10. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werkwijze verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging gebeurde.